在互联网行业快速发展的今天，随着数据的大量产生，各大企业需要的是更多能方便到员工高效办公的系统。而文档管理系统就是其中能提高企业员工效益的中枢神经之一。
为了能让大家更深入了解文档管理系统的到底是一个怎样的系统，今天小编从众多知名文档管理系统中挑了易度文档管理系统出来给大家介绍。
首先简单先说下，文档管理系统主要是为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。文档管理系统中所有文档主要都是集中收集存放在云端服务器上。那么文件收集到服务器端后我们首先第一要解决的问题是把文档组织好规范好。
为什么说文档组织是我们需要解决的第一件事情，首先，在我们的个人电脑上文件有 1000份，10000份，我可能大概知道它是在存放在哪里的，因为是我自己下载自己创建的。而服务器上的文件却可能是100万份1000万份，当达到这个数量级的文档时，我们要如何把它分类规划存放好就成为了一个很大的难题。
对于解决这个难题，易度文档系统提供了各种文档的分类组织工具，文件夹分类，标签组分类，个人的文档与公司的文档，部门与部门之间的文档，项目A和项目B的文档，包括文档与文档之间的关联关系、文档和文档之间的引用关系等，我们可以通过这一系列的工具把文件有效组织起来。
那接下来小编就详细跟大家介绍下易度文档组织。
1、首先打开系统首先可见是所有文档都存放在文件夹中，在功能上支持任意层级，我们可以通过不同的文件夹对文档进行分类，通过文件夹、文件库对文档进行分类的方式其实是一种最基础的方式，这种分类它实际是文件的管理单位，它跟文件的权限体系是绑定在一起的，最后成型的文档库和文件夹分类就是把公司对文档的管理制度固化到易度的系统里面了。
总体主要分为两大类：“个人网盘”与“公共文档”。而对于文件夹中有固定结构的，可以使用系统中文件夹模板功能，实现成批创建。
个人网盘：每个用户一个，自行负责管理，用户相互之间可以共享文档。
公共文档：系统初始化的时候统一规划，是整个企业公共的文档存放区域。公共区的文档，可以多栏目形式组织。（如图）
2、存储在系统中所有文档都可以通过标签组来设置所属分类。标签组主要用于文件夹下文档的分类设置。它就跟你网购的时候遇到的多维度标签其实是一样的，我们可以通过标签来展示文档，筛选文档。系统中文件夹的分类清单在查看的页面中，可以分组查看文件清单；查看同时，也可拖动文件，调整文档分类。
3、易度在系统中提供了多组文档扩展属性（元数据）。用户可以按需求自定义文档扩展属性附加在文档之上，让文档更容易分类、检索和实现规范化管理。
日常办公中我们的每一份文档它都有一些基础的属性，比如说它的大小、格式、创建人，这是它的基础属性，但是根据它业务的不一样，它会有一些其它的属性，比如对于数码照片而言，光圈，快门等等是它的属性；档案的档号，分类号，保存时间是它的属性文档的这些属性我们统称为扩展属性，扩展属性是对文档的再描述，而且它的描述是分为行业性的描述，应用性的描述，我们可以通过这个描述快速搜索到文档。
4、系统组织中还有快捷方式，快捷方式主要是将一个文件或文件夹放置到多个地方，可批量打包下载。通过文档快捷方式和文档收藏功能，实现文档引用，便于更新和查询搜索。方便用户更灵活的组织内容。同时还可以执行到文件的最新版本，或者指向到文件的某一个特定版本。
5、易度文档系统里的文档还可以相互关联，可根据自需自由设置文档的关系，如，附件关系：附件是主文件的一部分，关联和被关联：通常指文档参考的其他文档清单，快捷方式：文档的快捷方式。（另外，当文件在同一文件夹下，那么相同标签的文档就会自动关联。）
6、文档的状态事实上是确保文档正确性使用的一种方式，比如我们上传到系统中的那么多文档，我怎么才能知道哪一份文档可以用，特别是我需要严格确定其正确性的文档，比如图纸，公司的规章制度，我怎么能确保它可以用，在这里易度系统中的文档提供了多种状态：包括草稿、待审、发布、保密、公开等。
7、最后是系统中的存储和备份，主要分为简单存储与自动增量备份：
易度采用存储方式为简单文件存储，把文件直接存放在文件系统上，其存取结构和通过浏览器所管理的文件结构是完全相同。但与传统其他供应商的存取方式相比之下，易度这种存储方式更能保证文档存储的风险为最低：原因：易度文档的存取不依赖于任何数据库系统，不会因数据库系统的故障而导致数据丢失；文档的存取过程也不需依赖易度文档管理系统，所以，即便易度系统出现故障，仍然可通过传统的途径管理文档库。
易度默认采用rsync备份软件，通过定时脚本，对文件进行自动增量备份。数据库的备份，也是通过定时脚本，自动增量备份。系统默认可恢复至最近2周任何一天的数据。
以上内容就是小编今天想为大家介绍的东西，希望对大家有帮助。