一、摘要必须全面准确地描述所记录的交易事项
1.摘要内容反映的记账事项要详实全面: 比如报销凭证, 摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如"张三报销4月份巡店交通费", "李四报销招待某某公司业务人员招待费"。
2.摘要用语要严谨规范: 报销人一般要写明实际报销人（也就是真正花钱的是谁, 而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时, 实际报销人是领导本人）, 另外, 会计凭证中的人名都应当使用全名, 而不能用职务代替（比如不能使用"李总"、"王经理"之类的用词）。
以此类推, 有往来关系的单位名称要尽量使用全称, 不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的, 都必须使用对方的全称或全名, 以免多个类似名称出现时, 混淆不清。
3.摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路, 尤其是调账凭证: 比如补提摊销费用, 除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外, 在录入凭证摘要时, 要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如"因房租合同延迟签订, 补提2012年1月租金摊销", "因预估金额低于实际金额, 补提2013年6-8月办公室装修费摊销", "因摊销期限由3年改为2年, 补提2013年1-6月份转让费摊销"。
二、会计凭证借贷方科目数量的使用限制
在录入会计凭证时, 会计人员往往图当时之便, 加快会计凭证录入速度, 采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点:
1.允许一借多贷或者多借一贷的会计分录, 不允许多借多贷会计分录。
这里的借贷科目都是指"末级科目"。一借多贷或者多借一贷, "一"是指在借方或者贷方, 只允许出现一个"末级科目"（并不是指只允许出现一行分录）；"多"是指在借方或贷方, 可以出现多个"末级科目"。比如下面的会计分录属于"多借一贷":
借: 管理费用-市内交通费100
贷: 库存现金100
借: 销售费用-业务招待费200
贷: 库存现金200
上面的分录记录了两笔报销业务, 可以做在一个会计凭证里面, 有两个借方末级科目, 一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销, 还可以将贷方科目合并处理:
借: 管理费用-市内交通费100
借: 销售费用-业务招待费200
贷: 库存现金300
一般而言, 在处理不同性质的交易事项时, 录入凭证分录, 一借一贷的金额最好保持一致, 即使只有一个借方或者贷方科目, 也不用合并；现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于"一借多贷", 借方科目最好不要合并, 以保持与银行对账单的流水一致:
借: 银行存款-1088账户200
贷: 应收账款-A客户200
借: 银行存款-1088账户500
贷: 应收账款-B客户500
2.过渡科目, 不允许在一个凭证内进行结转:
比如下面的分录在同一个凭证是不允许的:
借: 库存商品200
贷: 生产成本200
借: 主营业务成本200
贷: 库存商品200
这个凭证里面, "库存商品"是过渡科目, 这个结转过程必须分两个会计凭证处理。同时, 这样的做法也违反了上面第1项关于"多借多贷"的限制, 借方和贷方都存在两个末级科目。
另外也要注意, 下面这样的凭证同样违反"多借多贷"限制: 假设张三借了200元备用金, 并在当月偿还, 会计人员为图方便在一个凭证里面处理:
借: 其他应收款-张三200
贷: 库存现金200
借: 库存现金200
贷: 其他应收款-张三200
多借多贷凭证, 主要是会导致查询明细账的时候, "对方科目"会混乱, 不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候, 现有财务软件系统是无法分辨其中的一一对应关系的, 系统默认只识别第一次出现的末级科目为对方科目。比如上述生产成本转入库存商品, 再转入主营业务成本的例子, 主营业务成本的对方科目本来应该是库存商品, 但是如果处理在一个凭证里面, 查询明细账时, 其对方科目就变成了生产成本（因为生产成本出现在前）；而库存商品的对方科目也是生产成本, 这样的统计明细账时, 生产成本就被重复计算, 导致查账错误。
1.摘要内容反映的记账事项要详实全面: 比如报销凭证, 摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如"张三报销4月份巡店交通费", "李四报销招待某某公司业务人员招待费"。
2.摘要用语要严谨规范: 报销人一般要写明实际报销人（也就是真正花钱的是谁, 而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时, 实际报销人是领导本人）, 另外, 会计凭证中的人名都应当使用全名, 而不能用职务代替（比如不能使用"李总"、"王经理"之类的用词）。
以此类推, 有往来关系的单位名称要尽量使用全称, 不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的, 都必须使用对方的全称或全名, 以免多个类似名称出现时, 混淆不清。
3.摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路, 尤其是调账凭证: 比如补提摊销费用, 除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外, 在录入凭证摘要时, 要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如"因房租合同延迟签订, 补提2012年1月租金摊销", "因预估金额低于实际金额, 补提2013年6-8月办公室装修费摊销", "因摊销期限由3年改为2年, 补提2013年1-6月份转让费摊销"。
二、会计凭证借贷方科目数量的使用限制
在录入会计凭证时, 会计人员往往图当时之便, 加快会计凭证录入速度, 采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点:
1.允许一借多贷或者多借一贷的会计分录, 不允许多借多贷会计分录。
这里的借贷科目都是指"末级科目"。一借多贷或者多借一贷, "一"是指在借方或者贷方, 只允许出现一个"末级科目"（并不是指只允许出现一行分录）；"多"是指在借方或贷方, 可以出现多个"末级科目"。比如下面的会计分录属于"多借一贷":
借: 管理费用-市内交通费100
贷: 库存现金100
借: 销售费用-业务招待费200
贷: 库存现金200
上面的分录记录了两笔报销业务, 可以做在一个会计凭证里面, 有两个借方末级科目, 一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销, 还可以将贷方科目合并处理:
借: 管理费用-市内交通费100
借: 销售费用-业务招待费200
贷: 库存现金300
一般而言, 在处理不同性质的交易事项时, 录入凭证分录, 一借一贷的金额最好保持一致, 即使只有一个借方或者贷方科目, 也不用合并；现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于"一借多贷", 借方科目最好不要合并, 以保持与银行对账单的流水一致:
借: 银行存款-1088账户200
贷: 应收账款-A客户200
借: 银行存款-1088账户500
贷: 应收账款-B客户500
2.过渡科目, 不允许在一个凭证内进行结转:
比如下面的分录在同一个凭证是不允许的:
借: 库存商品200
贷: 生产成本200
借: 主营业务成本200
贷: 库存商品200
这个凭证里面, "库存商品"是过渡科目, 这个结转过程必须分两个会计凭证处理。同时, 这样的做法也违反了上面第1项关于"多借多贷"的限制, 借方和贷方都存在两个末级科目。
另外也要注意, 下面这样的凭证同样违反"多借多贷"限制: 假设张三借了200元备用金, 并在当月偿还, 会计人员为图方便在一个凭证里面处理:
借: 其他应收款-张三200
贷: 库存现金200
借: 库存现金200
贷: 其他应收款-张三200
多借多贷凭证, 主要是会导致查询明细账的时候, "对方科目"会混乱, 不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候, 现有财务软件系统是无法分辨其中的一一对应关系的, 系统默认只识别第一次出现的末级科目为对方科目。比如上述生产成本转入库存商品, 再转入主营业务成本的例子, 主营业务成本的对方科目本来应该是库存商品, 但是如果处理在一个凭证里面, 查询明细账时, 其对方科目就变成了生产成本（因为生产成本出现在前）；而库存商品的对方科目也是生产成本, 这样的统计明细账时, 生产成本就被重复计算, 导致查账错误。
