最近我们一直收到会议主办方来问消息提醒的事情，其中一个最让主办方头痛的事情就是在会议活动期间他们一直在推送消息提醒给参会嘉宾，以期给到参会嘉宾最好的参会体验，但是到底怎么做才是真实有效的呢？
会议活动过程中的消息提醒是主办方与参会嘉宾之间直接有效的互动沟通方式，但是发的不得当反而会适得其反，搞得不好参会人会觉得你很烦、直接屏蔽你都说不定。
所以，发消息之前，请你先回答下面这五个问题：
1. 参会嘉宾现在就需要这条短消息吗？
短消息不应该只是一条可有可无的新闻、无关痛痒的信息、或者不得不看的弹出广告，在你把消息发给参会嘉宾的时候，你就应该确信这条消息在此时此刻正是参会嘉宾需要知道的事情，比如在参会嘉宾预定好酒店房间后立刻收到一条确认短信，提醒他还可以和熟悉的朋友或者同事一起拼房合住一间房的建议，再比如某个论坛的地点临时更改了你在会前及时发消息通知参会人等等。像那种明年后年的会议时间，你就不需要在今年这场会议期间发给参会嘉宾了，毕竟他们现在正忙着参加今年的会呢。
2. 你发的消息究竟能帮到谁呢？
给参会人发消息，对主办方来说是提升参会体验、提高参会率的好办法，很多专业的会议活动会邀请重要的政府要员和企业首脑作为某一场论坛上重要的演讲嘉宾，你可以在论坛开始之前发一条这样的消息给参会者：参加本场分论坛的前50位到场嘉宾可以尽享VIP坐席的贵宾服务。这条消息不仅是给参会嘉宾的激励机制，同时也是主办方及时快速提高参会率的好办法。
3. 短消息什么时候发最好？
掌握好发消息的时间点可不是那么容易的事情，要站在参会嘉宾的角度来仔细推敲最佳发送时间点，谁也不想在呼呼大睡的时候被铃声吵醒吧！要是国际型的大会，你还得考虑到外国参会嘉宾刚下飞机还没倒时差呢，千万别随便打扰他。人家刚下飞机还在急着找接机的车子呢，这个时候哪怕你发消息去催他拿免费午餐估计也没人理你。
4. 你发的消息到底要提醒参会嘉宾做什么呢？
记住千万别让你的参会嘉宾在收到你的短消息后反而茫然失措了。我们假设你发了一条会场临时更换地点的短消息，那你也要同时把地图和导航路线发给他们，他们就可以马上找到新的会场地点，按时到场，否则他们迷路了你负责吗！再比方说你好心发了一条会议指定班车发车时间提前的消息提醒给参会嘉宾，那么麻烦你好事做到底，同时把最新的班车时刻表也发出来，不要让他们担心以后的每一趟班车发车时间。
5. 发消息还有其他渠道不是吗？
短消息因为是发到参会人手机上的，所以它必然是及时的、重要的消息或者提醒，特别是跟当前正在发生的事情的时间地点有关的内容。如果某件事情是一个礼拜以后的事情，你要想一想是不是现在必须发在参会嘉宾的手机上。一周后他们都已经离开会场回到办公室忙自己的事情了，或许你可以到时再发微信给他们、又或许你可以发邮件给他们，除了手机短信，还有各种你可以跟他们保持沟通的渠道，这些渠道同样不可忽视。
好了，你现在已经知道了，在推送每一条即时消息之前，或者做整体消息提醒的计划之前，想一想这五个问题，这对会议主办方、参会嘉宾、会议合作商都至关重要，毕竟大家都只愿意收到好的、及时的、有用的消息提醒。