整理文档还是及时的整理比较好的，时间久了，就不记得有些文档自己是干嘛弄的了，会很麻烦。推荐一款不错的文档管理工具——永中优云，如果你有文档有很多版本，你就再也不用存很多版本了，一个最终版本就够了，其他版本在优云系统中点右键就可以找到历史版本，而且你和你的小伙伴都用这个系统的话，还可以实现文档共享，可以避免文档重复的问题。

一般的企业也会自己建一个共享盘，平时将文件放进去的，只不过这种共享盘有可能几年都不更新一次的，和摆设没有什么区别。而且一般应该规模比较大的企业会用文档管理工具比较多的。

其实自己平时进行文档管理的习惯是很好的，但是有时候忙起来真的没空管那么多的，长时间的累计起来后就发现，自己桌面真的好乱，也不知道那些文件都是干什么用的了。以后文件收到当时就应该好好的归下档，文档管理工具自己没用过，如果有，用下应该也不错的。

推荐使用文谱【办公文档管理系统】！！！好用而且有免费版，可以有效整理日常办公文件，提高我们的工作效率！
下载网址 http://www.gzsdc.com.cn

十分推荐文谱【办公文档管理系统】，有免费版而且使用方便！！！

文谱办公文档管理系统，值得推荐！

21世纪以来，人类的科技一直在稳步提升，从最开始的纸质文档，到电子文档，现在升级为了在服务器上处理和管理文档，那么你知道怎样在服务器上管理自己的文档吗？现在可以将 ONLYOFFICE 协作空间安装在私人服务器上了，您可以完全掌控所有数据，以及享受其他自托管的优点。
工具介绍；
ONLYOFFICE协作空间服务器版
ONLYOFFICE协作空间是一款免费在线协作平台，我们可以在定制的房间中编辑和协作处理文档，电子表格演示文稿和表单。还可以进行视频会议通话，使用智能AI插件等功能，最亮眼的是整个系列没有任何一丝一毫的广告，内置或弹窗都没有，软件届的天花板啊。
接下来我们来看一下如何在自己的服务器上管理文档
步骤/指南
第一步；
打开自己的协作空间，以下均为我个人实测内容。（图例）如没有账户可以使用电子邮箱注册登录。

第二步；
点击新建房间
建立一个新的协作房间，房间用户只有我自己，我有权对房间内的文件进行一系列处理，编辑，修改，删除等。

第三步；
点击邀请用户复制链接可实现多方远程协作
可以通过复制链接邀请用户，可以给用户设置各种级别的访问权限以简化协作流程：房间管理员、高级用户、可编辑、可查看、可评论、可审阅和可填写表单。

第四步；
点击安全查看安全性能
安全功能包括加密、活动跟踪、IP 限制、SSO 等。用户可以自定义协作空间的外观和风格，应用自己的品牌和定制，可在设置中执行更多操作。

目前只能在 Linux 服务器上安装 ONLYOFFICE 协作空间，根据您的系统选择 DEB 或 RPM 软件包，或使用 Docker。
自托管软件更安全，因为开发人员和云提供商在设计上无法访问你的协作空间。无需将你们的数据委托给任何第三方，而是完全依靠自己的基础设施安全和维护，或者根据自己的判断选择托管位置。