出口旧设备的发货人在根据出口合同的规定按时、按质、按量备齐出口货物后，即应当运输公司办理租船订舱手续准备海关办理报关手续或委托专业代理报关公司办理报关手续。
需要委托专业或代理报关企业海关办理申报手续的企业,在货物出口之前,应在出口口岸就近，专业报关企业或代理报关企业办理委托报关手续。接受委托的专业报关企业或代理报关企业要ˇ委托单位收取正式的报关委托书，报关委托书以海关要求的格式为准。
准备好报关用的单证是保证出口货物顺利通关的基础。一般情况下，报关应备出口货物装箱单及设备图片外，主要包括托运单、即下货纸(即SO)及海关监管条件所涉及的各类单证。
申报应注意的问题，报关时:报关时是指货物运到口岸后,法律规定发货人或其代理人，海关报关的时间制。出口货物的报关时为装货的24小时以前。自接受申报起2日内办结通关手续。