电子文件归档与电子档案管理工作，即所谓“增量电子化”。需要说明的是，归档在实践中一般具有2种含义：一是在档案管理流程中作为收集、整理流程的后续流程；二是作为收集、整理以及业务部门或文书部门与档案部门移交、接收档案等工作的统称。电子文件归档和电子档案管理中的“归档”采用第二种含义。
1.主要工作内容
电子文件归档与电子档案管理工作需要统筹解决基础设施设备、应用系统平台支撑、档案资源规范、制度和人员保障等关键问题，这与数字档案室建设内容是一致的。按照《规定》要求，做好电子文件归档和电子档案管理，要重点做好以下4个方面工作：一是基础设施建设。要求配备的基础设施设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展，其中服务器和存储设备应当专业、专用，并可在电子政务云或自建私有云上建设电子档案管理系统。二是应用系统建设。要求机关办公自动化系统和其他业务系统应当实施预归档，电子档案管理系统应当满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求，等级保护不得低于二级标准，分级保护等级与电子档案最高密级相适应。三是档案资源建设。要求电子档案应当标准规范、齐全完整，电子档案和元数据符合标准要求，满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。四是保障体系建设。要求应当建立电子文件归档与电子档案管理制度等。下面重点对应用系统建设、档案资源建设要求作出说明。
2.应用系统建设
电子文件与电子档案管理系统主要包括业务系统（BS）、电子档案管理系统（ERMS）和数字档案资源长期保存系统（TDR）。三类系统前后衔接，实现了对电子文件和电子档案的全生命周期管理。其中，与机关电子文件归档与电子档案管理工作相关的是业务系统和电子档案管理系统。
业务系统是指形成或管理机构活动数据的计算机系统，机关常见的有办公自动化系统及其他业务系统。这些系统内部往往设置电子文件管理系统（EDMS），对电子文件进行管理。《规定》要求“机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档”，对业务系统实施预归档提出了要求。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）要求，业务系统电子文件预归档功能包括：内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据；应能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系；应能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据等。
电子档案管理系统是指对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。《规定》要求：“电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。电子档案管理系统基本功能和可选功能应当参照《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。”按照《数字档案室建设指南》要求，电子档案管理系统主要功能包括档案管理配置、接收采集、分类编目、检索利用、鉴定统计、系统管理等。其中：档案管理配置要求具备档案门类、档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限处置表、元数据方案的配置与管理功能；接收采集要求具备通过在线接收、批量导入和手工录入等方式，自动或手动接收采集文书、照片、录音、录像等不同类型电子文件功能，辅助接收采集传统载体档案或档案数字复制件功能；分类编目要求具备电子文件分类、编目、命名、存储、归档功能，具备辅助完成传统载体档案的分类、编目功能；检索利用要求具备以权限管理为基础，进行多途径、多角度且易用的检索和利用功能；鉴定统计要求具备各门类档案资料的鉴定处置功能，具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能；系统管理要求系统具备日志审计跟踪功能，记录、审计系统各类管理、操作行为。
1.主要工作内容
电子文件归档与电子档案管理工作需要统筹解决基础设施设备、应用系统平台支撑、档案资源规范、制度和人员保障等关键问题，这与数字档案室建设内容是一致的。按照《规定》要求，做好电子文件归档和电子档案管理，要重点做好以下4个方面工作：一是基础设施建设。要求配备的基础设施设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展，其中服务器和存储设备应当专业、专用，并可在电子政务云或自建私有云上建设电子档案管理系统。二是应用系统建设。要求机关办公自动化系统和其他业务系统应当实施预归档，电子档案管理系统应当满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求，等级保护不得低于二级标准，分级保护等级与电子档案最高密级相适应。三是档案资源建设。要求电子档案应当标准规范、齐全完整，电子档案和元数据符合标准要求，满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。四是保障体系建设。要求应当建立电子文件归档与电子档案管理制度等。下面重点对应用系统建设、档案资源建设要求作出说明。
2.应用系统建设
电子文件与电子档案管理系统主要包括业务系统（BS）、电子档案管理系统（ERMS）和数字档案资源长期保存系统（TDR）。三类系统前后衔接，实现了对电子文件和电子档案的全生命周期管理。其中，与机关电子文件归档与电子档案管理工作相关的是业务系统和电子档案管理系统。
业务系统是指形成或管理机构活动数据的计算机系统，机关常见的有办公自动化系统及其他业务系统。这些系统内部往往设置电子文件管理系统（EDMS），对电子文件进行管理。《规定》要求“机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档”，对业务系统实施预归档提出了要求。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）要求，业务系统电子文件预归档功能包括：内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据；应能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系；应能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据等。
电子档案管理系统是指对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。《规定》要求：“电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。电子档案管理系统基本功能和可选功能应当参照《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。”按照《数字档案室建设指南》要求，电子档案管理系统主要功能包括档案管理配置、接收采集、分类编目、检索利用、鉴定统计、系统管理等。其中：档案管理配置要求具备档案门类、档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限处置表、元数据方案的配置与管理功能；接收采集要求具备通过在线接收、批量导入和手工录入等方式，自动或手动接收采集文书、照片、录音、录像等不同类型电子文件功能，辅助接收采集传统载体档案或档案数字复制件功能；分类编目要求具备电子文件分类、编目、命名、存储、归档功能，具备辅助完成传统载体档案的分类、编目功能；检索利用要求具备以权限管理为基础，进行多途径、多角度且易用的检索和利用功能；鉴定统计要求具备各门类档案资料的鉴定处置功能，具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能；系统管理要求系统具备日志审计跟踪功能，记录、审计系统各类管理、操作行为。
