日常生活中，存在各式各样的数据。如显示器的长宽高重量等数据，打电话时的语音数据，看电影时的语音和视频数据，这些数据都体现着不同的自身特性。
随着人类的进步，对数据的记录经历了大脑、结绳、石刻、龟甲、兽骨、竹子、金属、丝绸、纸张和硬盘（闪存、磁带）等记录载体。无论采用何种记录载体，都需要按照一定的组织方式进行存储（记录）。比如，记录一件事，需要组织语言结构；记录某一个物体的大小，可以借助物体的长宽重量等来描述。由此可见，数据是可以被量化的，是可以被记录的，并且必须要有相应的记录载体才能体现其价值。
随着IT技术飞速发展，借助计算机技术进行数据的记录、处理和分析变得日益便捷、高效，人们也越来越离不开数据的电子化存储与计算。在实际工作中，管理者要准确定义什么是数据，就必须弄清楚数据如何产生，它具有哪些特性，数据电子化与日常数据有什么区别等一系列关键问题。
（一）数据的产生
数据的产生必须满足一定条件。
1、对数据属性的感知过程必须要有人的参与
任何事务都有一定的数据属性，数据属性的相关通用标准都是由社会中的人来制定。人们不可能按照其它动物的认知程度来感知社会中的数据属性。因此，数据属性的感知、衡量首先离不开人。
2、要有一定的衡量标准
很显然，不同社会个体对数据属性的感知存在差异。比如，张三认为一座桥长50米，李四认为这座桥长40米，实际上这座桥可能长45米。这种差异源于社会个体对物体感知的差异，与其社会阅历息息相关。
为了准确获取数据属性，确保数据属性的通用性和标准性，必须对其标准化。在未制定标准前，处在不同社会环境、科技水平下的社会群体对物体的衡量标准、方式都不完全一样。比如，我国的长度单位里就有里、丈、尺、寸等，英国的长度单位里有英里、英尺、英寸等。为了确保各国按照统一的标准进行交流，必须遵从国际计量大会的量测标准。对于其它的声音、视频等也要有相应的标准。
3、精确的数据必须借助测量仪器
在不同环境下，对数据使用的精度要求是不同的。如果管理者只需要一个大概数据，可以凭借自身的经验来衡量。对精度要求高的场合，则必须要有相应的测量仪器来辅助。对计算机中的数据，管理者会利用相应的软件、程序等工具来获取其格式、编码等属性。
4、对数据的载体有一定的要求
在实际工作中，有的数据只需存储在人的大脑里；有的数据需要用笔和纸记录下来；有的数据需要按照一定格式录入计算机，存储在一定的介质中。无论选择何种载体，都与人们具体的需求相关，也为了满足人们的实际需要。
（二）数据的特性
1、可记录性
数据首先必须能够被以一定方式记录下来，无论是通过大脑、纸笔、计算机还是其它方式，必须要有记录的过程，才可被认为是数据。
2、可存储性
数据记录描述的是以何种方式书写、录入数据的过程，而可存储性主要指数据在被记录下来之后，必须要能够以一定的方式存储、保存，并能够以相关的介质体现出来。（三）电子化数据与日常数据的区别
两者的区别主要体现在数据存储的介质上。电子化数据是指可以被计算设备“识别”、“处理”的数据，，而日常数据则主要是通过人的大脑、印刷品、纸张等进行存储，在一定情况下可以相互转换。
（三）数据的定义
在互联网环境下的数据，可以这样定义：数据是网络空间中的构成事物，是一种可以通过一定序列，按照一定的记录方式，保存在存储介质中，可被计算设备所识别、处理的符号集合。