会议的目的。无论什么形式的会议，都会有一个主题。或许是针对某一种行业技术的交流，或许是产品发布面向市场的推广，都是一场会议的目的。会议的策划也是围绕着目的来进行的。总的来说，会议的目的就是分享信息，获得决定并向上向下委派任务。
会议的参与人员。根据会议内容的不同需要邀请不同的人，周期性会议往往有固定的参加人员，专项讨论会以非周期性的为多，每次发出参会邀请时，务必检查会议需要的各方都有代表被邀请，做好时间上的协调工作。
确定会议的形式。会议的形式有很多种，面对面，视频会议，电话会议等等，这个之前在如何管理项目信息系统的章节里有提到，会议属于准确性 高，及时性较差，透明度较高的形式。所以要想规避掉面对面会议及时性差的问题就一定要对会议提前做好计划，越大型的会议就要越早的开始策划和准备， 难达成的一定是会议的时间。
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